Trabajamos juntos en respuesta a crisis, emergencias y seguridad en el sector químico

La Norma de desempeño basada en riesgos (RBPS) 9 de las Normas antiterroristas para instalaciones químicas (CFATS, por sus siglas en inglés) – Respuesta, señala acertadamente que no se deben confundir la respuesta de emergencia y la respuesta de seguridad a un incidente. Las dos son independientes, pero complementarias. Mientras que la respuesta de emergencia, o plan de gestión de crisis, se ocupa de las implicaciones más amplias del incidente, el plan de seguridad se ocupa de los problemas de seguridad específicos que plantea el incidente a nivel táctico. ¿Cómo se complementan estos planes? ¿Cómo deben organizarse las organizaciones para garantizar que las operaciones de seguridad y la respuesta más amplia estén coordinadas? ¿Qué otros planes pueden ser necesarios para responder eficazmente a los impactos de un incidente de seguridad?

Comencemos con algunos conceptos básicos y describamos los distintos elementos que consideramos cruciales para una respuesta exitosa a un incidente de seguridad. Cabe señalar que existe todo un mundo de terminología en torno a la gestión de crisis y la respuesta a emergencias, y muchos términos se utilizan indistintamente. Para mayor claridad y para este artículo, describiremos brevemente cómo utilizamos los distintos términos clave y cuáles consideramos que son los elementos básicos de una respuesta de seguridad exitosa.

• Gestión de crisis: la gestión de un incidente en su sentido más amplio, a nivel estratégico, generalmente a nivel corporativo, centrada en gran medida en los impactos financieros y reputacionales del incidente, así como en garantizar que quienes se ocupan de los impactos tácticos y operativos tengan los recursos que necesitan para llevar a cabo su función. Esto se sustenta en un plan de gestión de crisis.
• Gestión de emergencias: la gestión del incidente a nivel táctico, generalmente a nivel de sitio. En este caso, los intervinientes son responsables de coordinar las actividades para garantizar que se aborde el incidente y de garantizar la coordinación en todo el sitio. Esto se sustenta en un plan de respuesta a emergencias, un plan de respuesta del sitio o algo similar.
• Gestión de incidentes: la respuesta física al incidente, un rol práctico en el que se realizan actividades físicas. Puede haber varios equipos de gestión de incidentes. Por ejemplo, un equipo de gestión de incidentes puede estar trabajando en la respuesta de seguridad, mientras que otro se ocupa de los impactos del evento de seguridad en las operaciones del sitio, como contener cualquier daño y mitigar los impactos más amplios. Este equipo trabaja a nivel operativo. Es probable que los equipos de gestión de incidentes trabajen directamente con otros respondedores, como el apoyo de extinción de incendios, el apoyo médico, el apoyo de recuperación de derrames peligrosos, los equipos de restauración ambiental y las fuerzas de seguridad locales. Los equipos pueden implementar aquí procedimientos operativos permanentes de emergencia específicos o planes de operaciones de emergencia.
• Equipo de continuidad empresarial: mientras que los equipos de gestión de crisis, emergencias e incidentes operan para responder al incidente, el equipo de continuidad empresarial considerará el impacto que el incidente tiene en las operaciones del sitio y determinará un plan para recuperar esas actividades de acuerdo con los recursos previamente acordados. Por ejemplo, el incidente de seguridad puede haber privado al sitio de suministros esenciales o puede haber llevado al sitio a cerrar total o parcialmente sus operaciones. El equipo de continuidad empresarial es responsable de garantizar que exista un plan para que el sitio o la empresa en general puedan seguir cumpliendo con sus obligaciones con sus clientes, independientemente del incidente.

La respuesta efectiva a un incidente será algo como esto:

Con demasiada frecuencia, las organizaciones solo consideran la respuesta de primer o segundo nivel a nivel de sitio. Muchas organizaciones no implementan acuerdos de continuidad comercial lo antes posible. En lugar de planificar su recuperación desde el principio, esperan hasta que el incidente haya terminado y se ocupan de cada etapa del incidente de manera secuencial. Esto conduce a una recuperación prolongada y la cola del incidente se prolonga mucho más de lo que debería. Este enfoque solo aumenta los impactos financieros, reputacionales y operativos del incidente. No activar el equipo de gestión de crisis estratégica también puede dejar a la organización y a su equipo ejecutivo vulnerables. Pueden verse sorprendidos si el incidente se intensifica repentinamente o no estar preparados para una pregunta de los medios sobre un incidente del que no saben nada.

¿Cómo podemos abordar este problema? ¿Cómo podemos garantizar una respuesta integral y coordinada ante un incidente de seguridad?

Activación: los protocolos de activación son esenciales para garantizar que la respuesta a un incidente de seguridad sea rápida y que se activen todas las capas de respuesta. Muchas organizaciones dependen de cascadas de llamadas manuales para la activación, donde una centralita llamará manualmente a todos los que deben responder. Sin embargo, esto puede llevar una cantidad significativa de tiempo, lo que reduce drásticamente la velocidad de respuesta, lo que a su vez aumentará el impacto del incidente. Otras alternativas incluyen cascadas más informales, como WhatsApp o SMS masivos, para activar equipos. Sin embargo, este enfoque puede ser difícil de monitorear y no hay confirmación de que la persona esté respondiendo.

Las herramientas de notificación masiva son particularmente eficaces para garantizar que todos los niveles de respuesta se activen tan pronto como sea necesario y para brindar acceso a toda la información necesaria para implementar su aspecto de la respuesta. Las herramientas de notificación masiva también permiten una notificación personalizada. Por ejemplo, en un incidente de menor escala, podemos decidir enviar una notificación al equipo de gestión de crisis solo para información; no es necesario responder en esta etapa. Esta información garantiza que el equipo de gestión de crisis esté al tanto, en caso de que haya consultas de los medios, y garantiza que estén listos para actuar si el incidente se intensifica. Comuníquese con CHEMTREC para obtener más información sobre nuestros servicios de notificación masiva.

Comando y control: Las estructuras de comando y control son esenciales para la coordinación eficaz de un incidente. El Sistema de Comando de Incidentes (ICS) de FEMA ofrece un modelo excelente sobre el cual construir una respuesta de gestión de crisis, emergencias e incidentes para su organización. Este es el modelo que las Soluciones de Crisis de CHEMTREC implementan al desarrollar planes para los clientes. El sistema es flexible y escalable a las necesidades del incidente, proporcionando vínculos claros entre los diferentes planes y niveles de comando. Funciona para todos los incidentes, independientemente de su tamaño, alcance o causa y debe implementarse para coordinar una respuesta eficaz a cualquier incidente que no sea normal. Considere a su líder operativo como un conducto principal entre los diversos equipos de comando. Asegúrese de que sus líderes de planificación de recuperación y continuidad comercial tengan información clara para el Comandante de incidentes a través de la sección de planificación o como un informe directo.

Es esencial implementar una estructura de mando y control eficaz con flujos claros de comunicación entre los intervinientes. En una respuesta pequeña que incluye a tres personas, las líneas de comunicación son simples y puede que no haya necesidad de una estructura más allá de tener un líder designado, que pueda tomar las decisiones finales. Sin embargo, a medida que el incidente y su equipo de respuesta crecen, es esencial tener líneas de comunicación claras. Observe el diagrama a continuación como ejemplo. Si el equipo de respuesta crece de 3 a 14 personas, de repente crecemos de 3 a 91 líneas de comunicación diferentes, lo cual es inmanejable. Esta situación requiere una estructura de mando y control clara, con capas de comunicación escalonadas, en la que cada individuo tenga entre 3 y 5 líneas de informes directos. Esto garantiza el enfoque unificado.

Comuníquese con nuestros consultores hoy para obtener más información sobre cómo optimizar su comunicación durante un incidente o para una revisión de las estructuras de comando y control de su organización.

Capacitación, simulacros y ejercicios: RPBS 9 – Respuesta, es claro en cuanto a la necesidad de capacitación, simulacros y ejercicios, mientras que RPBS 11 describe algunos entrenamientos y simulacros específicos a considerar como parte de un Programa de Capacitación de Conciencia de Seguridad (SATP). Sin embargo, es vital que al desarrollar su SATP se asegure de que se consideren tanto los elementos de respuesta técnicos como los no técnicos de la capacitación. Los empleados deberán capacitarse y ejercitarse en el diseño de las instalaciones, los peligros específicos y la respuesta técnica específica, así como tener las habilidades para trabajar como parte de una respuesta más amplia y coordinada. Considere su capacidad para construir una imagen del incidente: su conocimiento de la situación. Considere la capacidad de un empleado para comunicarse de manera efectiva dentro de su propio equipo y la respuesta más amplia. Además, asegúrese de que los empleados sepan cómo tomar decisiones efectivas e implementar esas decisiones a través de habilidades de liderazgo específicas. La capacitación y el ejercicio de las personas deben ser mucho más amplios que los requisitos técnicos de su función; solo cuando esto ocurra, la organización podrá implementar una respuesta verdaderamente coordinada.

Para obtener más información, consulte nuestra Academia de Crisis de aprendizaje electrónico , que brinda capacitación en gestión de crisis sobre las bases para una respuesta efectiva y coordinada, o hable con nuestro equipo de especialistas sobre capacitación presencial para su organización.

La respuesta eficaz a un incidente de seguridad implica mucho más de lo que muchas organizaciones se imaginan. La buena noticia es que muchas organizaciones ya cuentan con las herramientas para poner en marcha una respuesta coordinada y eficaz. Al conectar la gestión de crisis, emergencias, incidentes y seguridad mediante una única estructura de mando y un protocolo de activación, la organización verá incidentes más coordinados y mejor gestionados, lo que a su vez reducirá tanto los impactos como la duración del incidente. Póngase en contacto con nuestros consultores hoy mismo para que revisemos sus planes y le demos consejos para mejorar su respuesta.