Lavorare in situazioni di crisi, emergenza e risposta alla sicurezza nel settore chimico

Il Chemical Facility Anti-Terrorism Standards (CFATS) Risk-Based Performance Standard (RBPS) 9 – Response, sottolinea giustamente che la risposta di emergenza e la risposta di sicurezza a un incidente non devono essere confuse. Le due sono separate, ma complementari. Mentre la risposta di emergenza, o piano di gestione delle crisi, si occupa delle implicazioni più ampie dell'incidente, il piano di sicurezza si occupa delle specifiche questioni di sicurezza sollevate dall'incidente a livello tattico. Come si adattano questi piani? Come dovrebbero organizzarsi le organizzazioni per garantire che le operazioni di sicurezza e la risposta più ampia siano coordinate? Quali altri piani potrebbero essere necessari per rispondere efficacemente agli impatti di un incidente di sicurezza?

Cominciamo con alcuni concetti di base e delineiamo i vari elementi che considereremmo cruciali per la risposta di successo a un incidente di sicurezza. Va notato che esiste un mondo intero di terminologie sulla gestione delle crisi e sulla risposta alle emergenze, con molti termini usati in modo intercambiabile. Per motivi di chiarezza e per questo articolo, delineeremo brevemente come utilizziamo i vari termini chiave e quali consideriamo gli elementi fondamentali di una risposta di sicurezza di successo.

• Gestione delle crisi: la gestione di un incidente nel suo senso più ampio, a livello strategico, solitamente a livello aziendale, in gran parte focalizzata sugli impatti finanziari e reputazionali dell'incidente, nonché sulla garanzia che coloro che si occupano degli impatti tattici e operativi abbiano le risorse necessarie per svolgere il loro ruolo. Ciò è supportato da un piano di gestione delle crisi.
• Emergency Management: la gestione dell'incidente a livello tattico, solitamente a livello di sito. Qui i soccorritori sono responsabili del coordinamento delle attività per garantire che l'incidente venga gestito e per garantire il coordinamento del sito più ampio. Ciò è supportato da un piano di risposta alle emergenze, un piano di risposta al sito o qualcosa di simile.
• Gestione degli incidenti: la risposta fisica all'incidente, un ruolo pratico in cui vengono intraprese attività fisiche. Potrebbero esserci diversi team di gestione degli incidenti. Ad esempio, un team di gestione degli incidenti potrebbe lavorare sulla risposta alla sicurezza, mentre un altro si occupa degli impatti dell'evento di sicurezza sulle operazioni del sito, come il contenimento di eventuali danni e la mitigazione degli impatti più ampi. Questo team lavora a livello operativo. È probabile che i team di gestione degli incidenti lavorino direttamente con altri soccorritori, come il supporto antincendio, il supporto medico, il supporto per il recupero di fuoriuscite pericolose, i team di ripristino ambientale e le forze dell'ordine locali. I team potrebbero implementare specifiche procedure operative permanenti di emergenza qui o piani operativi di emergenza.
• Team di continuità aziendale: mentre i team di gestione di crisi, emergenze e incidenti operano per rispondere all'incidente, il team di continuità aziendale prenderà in considerazione l'impatto che l'incidente ha sulle operazioni del sito e determinerà un piano per ripristinare tali attività in linea con le risorse concordate in precedenza. Ad esempio, l'incidente di sicurezza potrebbe aver privato il sito di forniture essenziali o potrebbe aver portato il sito a chiudere tutte o parte delle sue operazioni. Il team di continuità aziendale è responsabile di garantire che vi sia un piano in modo che il sito o l'azienda più ampia possa continuare a soddisfare i propri obblighi nei confronti dei propri clienti, indipendentemente dall'incidente.

La risposta efficace a un incidente sarà simile a questa:

Troppo spesso le organizzazioni considerano solo la risposta di primo o secondo livello a livello di sito. Molte organizzazioni non mettono in atto accordi di continuità aziendale il prima possibile. Invece di pianificare il loro ripristino dall'inizio, aspettano che l'incidente sia terminato, affrontando ogni fase dell'incidente in sequenza. Ciò porta a un ripristino prolungato con la coda dell'incidente che si trascina molto più a lungo di quanto dovrebbe. Questo approccio aumenta solo gli impatti finanziari, reputazionali e operativi dell'incidente. La mancata attivazione del team di gestione strategica delle crisi può anche lasciare l'organizzazione e il suo team esecutivo vulnerabili. Potrebbero essere colti di sorpresa se l'incidente si intensifica improvvisamente o non essere preparati a una domanda dei media su un incidente di cui non sanno nulla.

Come possiamo allora affrontare questa situazione? Come possiamo garantire una risposta olistica e coordinata a un incidente di sicurezza?

Attivazione: i protocolli di attivazione sono essenziali per garantire che la risposta a un incidente di sicurezza sia rapida e che tutti i livelli della risposta siano attivati. Molte organizzazioni si affidano a cascate di chiamate manuali per l'attivazione, in cui un centralino chiamerà manualmente tutti coloro che devono rispondere. Tuttavia, ciò può richiedere una notevole quantità di tempo, rallentando drasticamente la velocità di risposta, che a sua volta aumenterà l'impatto dell'incidente. Altre alternative includono cascate più informali, come WhatsApp o SMS di massa, per attivare i team. Tuttavia, questo approccio può essere difficile da monitorare e non vi è alcuna conferma che l'individuo stia rispondendo.

Gli strumenti di notifica di massa sono particolarmente efficaci nell'assicurare che tutti i livelli della risposta siano attivati non appena necessario e nel fornire accesso a tutte le informazioni necessarie per implementare il loro aspetto della risposta. Gli strumenti di notifica di massa consentono anche notifiche personalizzate. Ad esempio, in un incidente su scala più piccola, potremmo decidere di inviare una notifica al team di gestione delle crisi solo a scopo informativo: non è necessario rispondere in questa fase. Queste informazioni assicurano che il team di gestione delle crisi sia a conoscenza di eventuali richieste dei media e che sia pronto a intervenire se l'incidente dovesse degenerare. Contatta CHEMTREC per saperne di più sui nostri servizi di notifica di massa.

Comando e controllo: le strutture di comando e controllo sono essenziali per un coordinamento efficace di un incidente. L'Incident Command System (ICS) della FEMA offre un modello eccellente su cui costruire una risposta di gestione di crisi, emergenze e incidenti per la tua organizzazione. Questo è il modello che le Crisis Solutions di CHEMTREC implementano quando sviluppano piani per i clienti. Il sistema è flessibile e scalabile in base alle esigenze dell'incidente, fornendo chiari collegamenti tra i diversi piani e livelli di comando. Funziona per tutti gli incidenti, indipendentemente dalle loro dimensioni, portata o causa e dovrebbe essere implementato per coordinare una risposta efficace a qualsiasi incidente che non sia business as usual. Considera il tuo responsabile operativo come un canale primario tra i vari team di comando. Assicurati che i tuoi responsabili della continuità aziendale e della pianificazione del ripristino abbiano feed chiari nell'Incident Commander tramite la sezione di pianificazione o come un rapporto diretto.

È essenziale implementare una struttura di comando e controllo efficace con flussi chiari per la comunicazione tra i soccorritori. In una piccola risposta che include tre persone, le linee di comunicazione sono semplici e potrebbe non esserci bisogno di una struttura se non quella di avere un leader nominato, che può prendere qualsiasi decisione finale. Tuttavia, man mano che l'incidente e il suo team di risposta crescono, avere linee di comunicazione chiare è essenziale. Guarda il diagramma qui sotto come esempio. Se il team di risposta cresce da 3 a 14 persone, improvvisamente cresciamo da 3 a 91 diverse linee di comunicazione, il che è ingestibile. Questa situazione richiede una chiara struttura di comando e controllo, con livelli di comunicazione a più livelli, con ogni individuo che ha tra 3 e 5 linee dirette di reporting. Ciò garantisce l'approccio congiunto.

Contatta i nostri consulenti oggi stesso per saperne di più su come semplificare la comunicazione durante un incidente o per una revisione delle strutture di comando e controllo della tua organizzazione.

Formazione, esercitazioni ed esercitazioni: RPBS 9 – Risposta, è chiaro sulla necessità di formazione, esercitazioni ed esercitazioni mentre RPBS 11 delinea alcune formazioni ed esercitazioni specifiche da considerare come parte di un programma di formazione sulla consapevolezza della sicurezza (SATP). Tuttavia, è fondamentale che quando si sviluppa il SATP ci si assicuri che siano presi in considerazione sia gli elementi di risposta tecnica che non tecnica della formazione. I dipendenti dovranno formarsi ed esercitarsi sulla disposizione della struttura, sui pericoli specifici e sulla risposta tecnica specifica, oltre ad avere le competenze per lavorare come parte di una risposta più ampia e coordinata. Considerare la loro capacità di costruire un quadro dell'incidente, la loro consapevolezza della situazione. Considerare la capacità di un dipendente di comunicare in modo efficace all'interno del proprio team e la risposta più ampia. Inoltre, assicurarsi che i dipendenti sappiano come prendere decisioni efficaci e implementare tali decisioni attraverso specifiche capacità di leadership. La formazione e l'esercizio degli individui dovrebbero essere molto più ampi dei soli requisiti tecnici del loro ruolo; solo quando ciò avviene l'organizzazione sarà in grado di implementare una risposta veramente coordinata.

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C'è molto di più nella risposta efficace a un incidente di sicurezza di quanto molte organizzazioni realizzino. La buona notizia è che molte organizzazioni hanno già gli strumenti per lanciare una risposta coordinata ed efficace. Collegando la gestione di crisi, emergenze, incidenti e sicurezza tramite un'unica struttura di comando e un protocollo di attivazione, l'organizzazione vedrà incidenti più coordinati e meglio gestiti, il che a sua volta ridurrà sia l'impatto che la durata dell'incidente. Contatta i nostri consulenti oggi stesso per una revisione delle tue disposizioni e suggerimenti per migliorare la tua risposta.