Juntou-se para trabalhar em resposta a crises, emergências e segurança no setor químico

O Padrão de Desempenho Baseado em Risco (RBPS) 9 – Resposta dos Padrões Antiterrorismo de Instalações Químicas (CFATS) corretamente aponta que a resposta de emergência e a resposta de segurança a um incidente não devem ser confundidas. As duas são separadas, mas complementares. Enquanto a resposta de emergência, ou plano de gerenciamento de crise, lida com as implicações mais amplas do incidente, o plano de segurança lida com as questões de segurança específicas levantadas pelo incidente em um nível tático. Como esses planos se encaixam? Como as organizações devem se organizar para garantir que as operações de segurança e a resposta mais ampla sejam coordenadas? Quais outros planos podem ser necessários para responder efetivamente aos impactos de um incidente de segurança?

Vamos começar com alguns conceitos básicos e delinear os vários elementos que consideramos cruciais para a resposta bem-sucedida a um incidente de segurança. Deve-se notar aqui que há todo um mundo de terminologia em torno de gerenciamento de crise e resposta a emergências, com muitos termos usados de forma intercambiável. Para fins de clareza e para este artigo, descreveremos brevemente como usamos os vários termos-chave e o que consideramos ser os elementos centrais de uma resposta de segurança bem-sucedida.

• Gestão de Crise: a gestão de um incidente em seu sentido mais amplo, em um nível estratégico, geralmente no nível corporativo, amplamente focada nos impactos financeiros e de reputação do incidente, bem como em garantir que aqueles que lidam com os impactos táticos e operacionais tenham os recursos necessários para desempenhar seu papel. Isso é sustentado por um plano de gestão de crise.
• Gerenciamento de Emergência: o gerenciamento do incidente em um nível tático, geralmente um nível de local. Aqui, os respondentes são responsáveis pela coordenação de atividades para garantir que o incidente seja tratado e para garantir a coordenação do local mais amplo. Isso é sustentado por um plano de resposta a emergências, plano de resposta ao local ou algo semelhante.
• Gerenciamento de incidentes: a resposta física ao incidente, uma função prática onde atividades físicas são realizadas. Pode haver várias equipes de gerenciamento de incidentes. Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de incidentes pode estar trabalhando na resposta de segurança, enquanto outra lida com os impactos do evento de segurança nas operações do local, como conter qualquer dano e mitigar os impactos mais amplos. Esta equipe trabalha no nível operacional. As equipes de gerenciamento de incidentes provavelmente trabalharão diretamente com outros respondentes, como suporte de combate a incêndio, suporte médico, suporte de recuperação de derramamento perigoso, equipes de restauração ambiental e aplicação da lei local. As equipes podem implantar procedimentos operacionais de emergência específicos aqui ou planos de operações de emergência.
• Equipe de Continuidade de Negócios: enquanto as equipes de gerenciamento de crise, emergência e incidente operam para responder ao incidente, a equipe de continuidade de negócios considerará o impacto que o incidente tem nas operações do site e determinará um plano para recuperar essas atividades em linha com os recursos pré-acordados. Por exemplo, o incidente de segurança pode ter privado o site de suprimentos essenciais ou pode ter levado o site a fechar todas ou parte de suas operações. A equipe de continuidade de negócios é responsável por garantir que haja um plano para que o site ou a empresa mais ampla possa continuar a cumprir suas obrigações com seus clientes, independentemente do incidente.

A resposta eficaz a um incidente será mais ou menos assim:

Muitas vezes, as organizações consideram apenas a resposta de primeiro ou segundo nível no nível do site. Muitas organizações não promulgam acordos de continuidade de negócios o mais rápido possível. Em vez de planejar sua recuperação desde o início, elas esperam até que o incidente termine, lidando com cada estágio do incidente sequencialmente. Isso leva a uma recuperação prolongada com a cauda do incidente se arrastando muito mais do que deveria. Essa abordagem apenas aumenta os impactos financeiros, de reputação e operacionais do incidente. A falha em ativar a equipe de gerenciamento estratégico de crise também pode deixar a organização e sua equipe executiva vulneráveis. Eles podem ser pegos de surpresa se o incidente aumentar repentinamente ou não estar preparados para uma pergunta da mídia sobre um incidente do qual não sabem nada.

Como então abordamos isso? Como garantimos uma resposta holística e coordenada a um incidente de segurança?

Ativação: Os protocolos de ativação são essenciais para garantir que a resposta a um incidente de segurança seja rápida e que todas as camadas da resposta sejam ativadas. Muitas organizações dependem de cascatas de chamadas manuais para ativação, onde uma mesa telefônica ligará manualmente para todos aqueles necessários para responder. No entanto, isso pode levar um tempo significativo, diminuindo drasticamente a velocidade da resposta, o que, por sua vez, aumentará o impacto do incidente. Outras alternativas incluem cascatas mais informais, como WhatsApp ou SMS em massa, para ativar equipes. No entanto, essa abordagem pode ser difícil de monitorar e não há confirmação de que o indivíduo está respondendo.

Ferramentas de notificação em massa são particularmente eficazes para garantir que todos os níveis de resposta sejam ativados assim que necessário e fornecer acesso a todas as informações necessárias para implementar seu aspecto da resposta. Ferramentas de notificação em massa também permitem notificação personalizada. Por exemplo, em um incidente de menor escala, podemos decidir enviar uma notificação à equipe de gerenciamento de crise apenas para informação – não há necessidade de responder neste estágio. Essas informações garantem que a equipe de gerenciamento de crise esteja ciente, caso haja alguma consulta da mídia, e garantem que eles estejam prontos para se levantar se o incidente aumentar. Entre em contato com a CHEMTREC para saber mais sobre nossos serviços de notificação em massa.

Comando e Controle: Estruturas de comando e controle são essenciais para a coordenação eficaz de um incidente. O Sistema de Comando de Incidentes (ICS) da FEMA oferece um excelente modelo sobre o qual construir uma resposta de gerenciamento de crise, emergência e incidente para sua organização. Este é o modelo que a Crisis Solutions da CHEMTREC implementa ao desenvolver planos para clientes. O sistema é flexível e escalável para as necessidades do incidente, fornecendo links claros entre os diferentes planos e níveis de comando. Ele funciona para todos os incidentes, independentemente de seu tamanho, escopo ou causa, e deve ser implementado para coordenar uma resposta eficaz a qualquer incidente que não seja normal. Considere seu líder operacional como um canal primário entre as várias equipes de comando. Garanta que seus líderes de continuidade de negócios e planejamento de recuperação tenham feeds claros para o Incident Commander por meio da seção de planejamento ou como um relatório direto.

Implementar uma estrutura de comando e controle eficaz com fluxos claros para comunicação entre os respondentes é essencial. Em uma resposta pequena, incluindo três pessoas, as linhas de comunicação são simples e pode não haver necessidade de uma estrutura além de ter um líder nomeado, que pode tomar quaisquer decisões finais. No entanto, conforme o incidente e sua equipe de resposta crescem, ter linhas de comunicação claras é essencial. Veja o diagrama abaixo como um exemplo. Se a equipe de resposta cresce de 3 para 14 pessoas, de repente crescemos de 3 para 91 linhas de comunicação diferentes, o que é incontrolável. Essa situação requer uma estrutura de comando e controle clara, com camadas de comunicação em camadas, com cada indivíduo tendo entre 3 e 5 linhas diretas de relatórios. Isso garante a abordagem conjunta.

Entre em contato com nossos consultores hoje mesmo para saber mais sobre como otimizar sua comunicação durante um incidente ou para uma revisão das estruturas de comando e controle da sua organização.

Treinamento, simulações e exercícios: RPBS 9 – Resposta, é claro sobre a necessidade de treinamento, simulações e exercícios, enquanto RPBS 11 descreve alguns treinamentos e simulações específicos a serem considerados como parte de um Programa de Treinamento de Conscientização de Segurança (SATP). No entanto, é vital que, ao desenvolver seu SATP, você garanta que os elementos de resposta técnica e não técnica do treinamento sejam considerados. Os funcionários precisarão treinar e se exercitar no layout da instalação, riscos específicos e a resposta técnica específica, bem como ter as habilidades para trabalhar como parte de uma resposta mais ampla e coordenada. Considere sua capacidade de construir uma imagem do incidente – sua consciência situacional. Considere a capacidade de um funcionário de se comunicar efetivamente dentro de sua própria equipe e a resposta mais ampla. Além disso, garanta que os funcionários saibam como tomar decisões eficazes e implementar essas decisões por meio de habilidades específicas de liderança. O treinamento e o exercício de indivíduos devem ser muito mais amplos do que apenas os requisitos técnicos de sua função; somente quando isso ocorrer a organização será capaz de implantar uma resposta verdadeiramente coordenada.

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Há muito mais na resposta eficaz a um incidente de segurança do que muitas organizações percebem. A boa notícia é que muitas organizações já têm as ferramentas para lançar uma resposta coordenada e eficaz. Ao conectar crise, emergência, incidente e gerenciamento de segurança por meio de uma única estrutura de comando e protocolo de ativação, a organização verá incidentes mais coordenados e melhor gerenciados, o que, por sua vez, diminuirá os impactos e a duração do incidente. Entre em contato com nossos consultores hoje mesmo para uma revisão de seus arranjos e dicas para melhorar sua resposta.